Quarante consignes pour l’entreprise, testées en clientèle

Un avertissement d’abord, parce qu’il rend la suite plus utile : écrire des consignes n’est pas un métier, et ça ne mérite pas une formation de trois jours. Les modèles de 2026 comprennent une demande formulée normalement. Ce qui reste vrai, c’est qu’une consigne précise donne un meilleur résultat qu’une consigne vague, comme avec un stagiaire compétent qui n’a aucun contexte.

Les quarante consignes ci-dessous sont celles que nous installons chez nos clients. Copiez-les, remplacez ce qui est entre crochets, et lisez le piège associé à chaque pôle.

Comment écrire une bonne consigne ?

Quatre blocs. Les deux premiers sont évidents, les deux derniers font la différence.

1. Le rôle et le contexte

Qui parle, à qui, dans quelle situation. « Tu écris pour le dirigeant d’une PME industrielle de 140 salariés qui n’est pas informaticien. » Deux lignes suffisent, et elles évitent le registre passe-partout.

2. La tâche

Ce qu’il faut produire, en un verbe. Rédiger, extraire, comparer, classer, vérifier. Une seule tâche par consigne : demander de résumer et d’analyser et de proposer donne trois résultats médiocres.

3. La matière

Le bloc le plus rentable. Vos documents, vos exemples, vos chiffres. Trois documents que vous avez réellement produits valent mieux que dix lignes d’adjectifs sur le ton souhaité.

4. La forme et les interdits

Longueur, rubriques, et surtout ce qu’il ne faut pas faire. « N’invente aucun chiffre », « cite la page », « écris que tu ne sais pas plutôt que de deviner ». C’est ce bloc qui manque dans quatre-vingt-dix pour cent des consignes qu’on nous montre, et c’est lui qui empêche les inventions.

La phrase à ajouter partout

« Avant de répondre, liste les informations qui te manquent pour bien faire. »

Elle transforme une invention en question. C’est la ligne unique la plus utile de toute cette page, et elle marche avec tous les outils.

Huit consignes pour le pôle commercial

Le pôle où le gain est le plus rapide et le plus visible, parce que la matière existe déjà dans le CRM et dans les affaires passées.

• Préparer un rendez-vous.
  « Voici l’historique de ce client, nos trois derniers échanges et les devis passés. Prépare une note d’une page : où on en est, ce qui a été promis, ce qui n’a pas été fait, et les trois questions à poser. N’invente aucun élément absent des documents. »
• Reprendre une trame de proposition.
  « Voici trois propositions que nous avons envoyées à des clients comparables. Rédige la même chose pour [contexte]. Reprends nos formulations. Ne propose aucun prix ni délai : liste-les comme à compléter. »
• Rédiger une relance.
  « Rédige une relance à un prospect resté sans réponse depuis [durée], après [nature du dernier échange]. Trois paragraphes maximum, ton direct, aucune formule creuse. Propose deux versions de ton différent. »
• Résumer un appel.
  « Voici ma note vocale prise après un rendez-vous. Produis : ce qui a été dit, ce qui a été promis par nous, ce qui a été promis par eux, les prochaines étapes. Signale ce qui reste ambigu. »
• Analyser une consultation.
  « Voici un règlement de consultation. Liste toutes les exigences avec leur page, et signale celles qui me semblent éliminatoires. Ne rédige rien. »
• Préparer une objection.
  « Notre client hésite pour [raison]. Liste les cinq objections qu’il va formuler, et pour chacune ce qui serait une réponse honnête. Écris aussi celles auxquelles nous n’avons pas de bonne réponse. »
• Comparer deux versions d’un contrat.
  « Voici deux versions du même contrat. Liste ce qui a changé, clause par clause, en citant les passages. Signale ce qui nous engage davantage. »
• Nettoyer une liste.
  « Voici une liste d’entreprises écrites de façons différentes. Regroupe celles qui désignent la même société et signale les cas douteux au lieu de trancher. »

Le piège de ce pôle. Le prix. Ne laissez jamais un modèle chiffrer. Il produira un montant plausible à partir des exemples que vous lui avez donnés, et il aura l’air juste.

Huit consignes pour l’administratif et la comptabilité

Le pôle où l’extraction apporte plus que la rédaction, et où le contrôle humain est le plus simple à organiser.

• Extraire une facture.
  « Voici une facture fournisseur. Extrais : fournisseur, numéro, date, échéance, montant hors taxes, TVA, total, références de commande. Rends un tableau. Si un champ est illisible, écris « illisible », ne devine pas. »
• Contrôler un dossier.
  « Voici la liste des pièces attendues et le contenu du dossier. Dis ce qui manque, ce qui est présent mais incohérent, et ce qui est présent et conforme. Ne complète rien. »
• Rédiger une relance d’impayé.
  « Rédige une relance pour une facture échue depuis [nombre] jours, [rang] relance, relation de [durée]. Ton ferme et courtois. Ne cite aucun article de loi ni aucune pénalité que je ne t’ai pas donnés. »
• Préparer un rapprochement.
  « Voici un relevé bancaire et un export de factures. Propose les rapprochements probables et liste séparément ceux dont tu n’es pas certain, avec la raison du doute. »
• Expliquer un écart.
  « Voici les chiffres de ce mois et du mois dernier. Liste les écarts supérieurs à [seuil] et, pour chacun, les questions à poser pour l’expliquer. N’avance aucune cause. »
• Rédiger une note de procédure.
  « Je vais décrire oralement comment on traite [processus]. Transcris-le en procédure numérotée et pose-moi les questions sur les étapes que je n’ai pas précisées. »
• Trier une boîte.
  « Voici un courriel. Classe-le dans une de ces catégories, et une seule : [liste fermée]. Si aucune ne convient, écris « à traiter manuellement ». »
• Préparer une réponse type.
  « Voici cinq réponses que nous avons envoyées à cette question. Rédige une réponse type qui couvre les cas fréquents, et liste les cas particuliers qu’elle ne couvre pas. »

Le piège de ce pôle. Le calcul. Un modèle ne calcule pas, il rédige un calcul plausible. Demandez-lui la formule ou l’extraction, jamais le total. Voir l’IA et Excel.

Huit consignes pour le bureau d’études et la production

Le pôle où la recherche documentaire apporte le plus, et où les inventions coûtent le plus cher.

• Chercher dans la documentation.
  « Voici [documents]. Réponds à cette question en citant le document et la page. Si l’information ne figure pas dans les documents fournis, écris-le au lieu de transposer. »
• Préparer un diagnostic.
  « Voici le symptôme constaté et l’historique d’interventions sur cet équipement. Liste les trois causes les plus probables, avec ce qui permettrait de les distinguer. Ne conclus pas. »
• Rédiger un rapport d’intervention.
  « Voici mes notes prises sur site. Rédige le rapport selon notre trame habituelle, que voici. Signale les informations manquantes plutôt que de les combler. »
• Comparer deux spécifications.
  « Voici deux cahiers des charges. Liste les exigences qui diffèrent, en citant la page dans chaque document. Signale celles qui sont contradictoires. »
• Résumer une norme.
  « Voici un extrait de norme. Liste les exigences chiffrées avec leur article, et uniquement celles-là. Ne les reformule pas. »
• Préparer une consultation fournisseur.
  « Voici notre besoin technique. Rédige la demande de prix et liste les points sur lesquels les fournisseurs vont demander des précisions. »
• Écrire une gamme.
  « Je décris oralement une opération de montage. Transcris-la en gamme numérotée avec les outillages cités. Demande-moi les points que je n’ai pas précisés. »
• Analyser un historique de pannes.
  « Voici l’historique des arrêts sur douze mois. Liste les regroupements possibles et les questions à poser pour vérifier chacun. N’affirme aucune corrélation. »

Le piège de ce pôle. La transposition. Face à une question sur une référence dont il n’a pas la documentation, un modèle transpose depuis une référence voisine, avec assurance. Sur des couples de serrage ou des valeurs de sécurité, c’est dangereux. Imposez la citation de source à chaque réponse.

Huit consignes pour les ressources humaines

Le pôle le plus encadré. Toutes les consignes ci-dessous portent volontairement sur la préparation et la rédaction, jamais sur la sélection.

• Rédiger une offre d’emploi.
  « Rédige une offre pour [poste] dans une entreprise de [taille] à [lieu]. Décris le travail réel, pas une liste de qualités. Évite les formules creuses. Signale si un élément que je t’ai donné pourrait être discriminatoire. »
• Préparer une trame d’entretien.
  « Voici la fiche de poste. Propose dix questions d’entretien portant sur des situations concrètes et vérifiables. Aucune question sur la vie privée. »
• Répondre à un candidat.
  « Rédige une réponse négative à un candidat rencontré en entretien, sur [motif factuel]. Courte, respectueuse, sans formule creuse et sans promesse de recontact. »
• Structurer un compte rendu d’entretien annuel.
  « Voici mes notes. Structure-les en : faits observés, objectifs atteints ou non, points de développement, demandes du collaborateur. Ne porte aucun jugement que je n’ai pas écrit. »
• Répondre à une question interne.
  « Voici notre accord d’entreprise et nos notes internes. Réponds à cette question de salarié en citant le document applicable. Si la réponse n’y figure pas, dis-le. »
• Rédiger une note d’information.
  « Rédige une note annonçant [changement] aux équipes. Dis ce qui change, ce qui ne change pas, et à qui poser des questions. Pas de langue de direction. »
• Préparer un plan d’intégration.
  « Voici le poste et l’organisation. Propose un plan d’intégration sur quatre semaines : qui rencontrer, quoi lire, quoi produire à la fin de chaque semaine. »
• Synthétiser des retours.
  « Voici les réponses libres à une question posée aux équipes. Regroupe-les par thème en citant des extraits, sans les reformuler et sans en tirer de conclusion. »

Le piège de ce pôle. Le tri des candidatures. Ne l’automatisez pas. Le recrutement fait partie des thèmes de contrôle prioritaires de la CNIL pour 2026, et le règlement européen le classe en usage à haut risque. Voir la page RH.

Huit consignes pour la direction

Le pôle où l’IA sert surtout à préparer une décision, jamais à la prendre.

• Préparer un comité.
  « Voici les chiffres et le compte rendu du comité précédent. Prépare l’ordre du jour : ce qui a avancé, ce qui n’a pas avancé, les décisions à prendre aujourd’hui, les arbitrages en attente. »
• Analyser un contrat avant signature.
  « Voici le contrat. Extrais : durée, conditions de résiliation, pénalités, obligations à notre charge, clauses de reconduction, avec la page. Signale les points à faire relire par un avocat. »
• Préparer un entretien difficile.
  « Contexte : [situation]. Liste ce que la personne va probablement dire, et pour chaque point ce qui serait une réponse honnête. Écris aussi les points où nous avons tort. »
• Faire une veille ciblée.
  « Voici les sujets qui me concernent : [liste]. À partir des documents fournis, produis une note d’une page : ce qui a changé, ce que ça implique pour nous, ce qui reste incertain. »
• Structurer une décision.
  « Nous hésitons entre [options]. Liste pour chacune ce qu’elle coûte, ce qu’elle rapporte, ce qu’elle interdit ensuite, et l’information qui nous manque pour trancher. Ne recommande rien. »
• Préparer une prise de parole.
  « Contexte : [événement, public, durée]. Propose un plan en trois points et, pour chacun, l’exemple concret qui l’illustrerait. Pas de formule d’accroche générique. »
• Relire un document avant envoi.
  « Voici un document qui part chez un client. Liste les affirmations qui nous engagent, les chiffres à vérifier, et les formulations ambiguës. Ne corrige rien. »
• Écrire un cahier des charges.
  « Nous voulons [besoin]. Rédige un cahier des charges fonctionnel et pose-moi les questions auxquelles je n’ai pas répondu. N’invente aucune contrainte technique. »

Le piège de ce pôle. La recommandation. Un modèle recommandera toujours quelque chose si vous le lui demandez, y compris sans les éléments pour le faire. Demandez-lui de structurer la décision et de lister ce qui manque : c’est là qu’il est utile.

Le prompt engineering : mythe et réalité en 2026

Cette section nous coûte des inscriptions en formation, alors autant l’écrire clairement.

Ce qui était vrai en 2023

Les modèles de l’époque étaient sensibles à la formulation au point que des tournures particulières changeaient la qualité du résultat. Des techniques circulaient, certaines efficaces, beaucoup folkloriques. Un métier a commencé à s’écrire autour de ça.

Ce qui est vrai en 2026

Les modèles comprennent une demande formulée normalement. Les tournures magiques ne servent plus à rien : ce qui reste déterminant, c’est le contexte et les contraintes de forme. Autrement dit, les blocs 3 et 4 de la structure donnée en tête d’article.

Ce qui ne s’apprend pas en trois jours

Écrire une bonne consigne se comprend en une heure et se maîtrise en pratiquant sur ses propres documents. Une formation de trois jours au prompt engineering vend un métier là où il y a une compétence de bureau.

Ce qui mérite vraiment une formation

Savoir quand ne pas utiliser l’outil, reconnaître une réponse fausse dans son propre domaine, connaître les règles de son entreprise sur les données. Ce sont des sujets de jugement, pas de syntaxe, et ils s’apprennent sur les vrais documents du pôle. C’est ce que nous faisons en une demi-journée. Nos formations.

Le seul cas où la technique compte encore

Quand la consigne est écrite une fois pour être exécutée mille fois dans un traitement automatisé. Là, chaque mot compte, parce qu’une erreur se répète. Mais ce n’est plus de la formation d’utilisateur : c’est du développement.

Les particularités par outil

• Sur les modèles conversationnels (ChatGPT, Claude, Mistral) : la consigne peut être longue et vous pouvez joindre des documents. Enregistrez vos consignes réutilisables au lieu de les réécrire.
• Sur Copilot dans la suite Microsoft : la matière est déjà là, vos fichiers et vos courriels. Les blocs 1 et 3 se réduisent, le bloc 4 sur la forme reste indispensable.
• Dans un traitement automatisé (n8n, Make, développement) : la consigne doit imposer un format de sortie strict, parce qu’un autre système va la lire. Ajoutez toujours : « Réponds uniquement par [format], sans phrase d’introduction. »
• Partout : le bloc des interdits. « N’invente rien », « cite la source », « écris que tu ne sais pas plutôt que de deviner ». Trois phrases qui suppriment la majorité des erreurs.

Questions fréquentes sur les prompts